Dokumentation av den dubbla väsentlighetsanalysen för din årsredovisning
Denna artikel är framtagen i samarbete med vänner på konsultföretaget Greengoat.
Den här korta artikeln vänder sig till alla, oavsett om du har erfarenhet av att genomföra en dubbel väsentlighetsanalys (DVA) eller är helt ny i processen. Vi ger en introduktion till DVA, med fokus på hur man dokumenterar den på rätt sätt inför årsredovisningen.
EFRAG, som är teknisk rådgivare till EU-kommissionen, har publicerat en omfattande implementeringsguide för DVA, men den lägger mindre vikt vid hur man dokumenterar utfallet. Vårt mål är att ge dig en kortfattad, rättfram vägledning för att hjälpa dig att göra detta.
Det finns 21 ställen i European Sustainability Reporting Standards (ESRS) där du kan dokumentera din dubbla väsentlighetsanalys för din årsredovisning.
Fokusera på det som är viktigt
CSRD-arbetet inleds med en dubbel väsentlighetsanalys (DVA) för att bestämma vad som ska rapporteras. Processen säkerställer att ditt företag fokuserar på frågor som är relevanta för dem som påverkas av eller är intresserade av din verksamhet. Att bestämma fokus efter vad som är relevant för rapportens intressenter är ju faktiskt väldigt rimligt!
Om något är väsentligt bedöms genom att analysera två huvudperspektiv:
Påverkan på intressenter: Detta omfattar miljömässiga, sociala och etiska konsekvenser som företagets verksamhet kan ha på människor, samhällen och planeten.
Finansiella konsekvenser: Detta omfattar de finansiella risker och möjligheter som är förknippade med hur bolagets verksamhet påverkar hållbarhetsaspekterna.
En grundlig utvärdering identifierar dessa konsekvenser och belyser också potentiella risker och möjligheter. Att genomföra DVA:n är visserligen obligatoriskt för rapporteringen och kanske känns omständigt, men man ska komma ihåg att det är också ett kraftfullt verktyg för att stödja affärsutveckling och strategisk planering.
Så även om det verkligen finns risker att undvika för människor, planeten och verksamheten, finns det alltid möjligheter att fånga 🎉.
Beakta hela värdekedjan
En god förståelse för vilka dina intressenter är och var de befinner sig i värdekedjan är en grund för att kunna identifiera påverkan på ett korrekt sätt.
Det innebär att vi inte bara tar hänsyn till medarbetare inom vår egen verksamhet utan även till medarbetare hos våra leverantörer, användare av våra produkter och de samhällen som påverkas av vår affärsverksamhet. Hela värdekedjan ingår i ditt scope - från framställning av råmaterial till slutanvändning.
Det första steget är att beskriva värdekedjorna genom att ange platser, processer och identifiera intressenterna för varje segment.
Om ditt företag verkar genom flera värdekedjor är det både en bra idé och ett krav i CSRD att utföra denna analys separat för varje värdekedja. På detta sätt blir dina resultat relevanta och kan användas för din rapportering, men också som stöd i arbetet med affärsutvecklingsstrategier och investeringsbeslut.
En annan viktig grupp intressenter att beakta är de som är intresserade av din årsrapport. Att engagera sig med dem och samla in deras perspektiv kan göras genom befintliga kanaler som kundundersökningar eller leverantörsdialoger. Det är dock inte ovanligt att ni kan behöva utveckla ytterligare metoder specifikt för DVA-processen.
Denna typ av samverkan med intressenter kan också vara värdefull under ert förbättringsarbete, där ni kan vara beroende av vissa av dessa intressenter för att öka er hållbarhetsprestanda.
När du har kartlagt dina värdekedjor och bestämt hur du ska samarbeta med intressenter om konsekvensbedömningar, är nästa steg att utveckla en metod för att utvärdera de risker och möjligheter som dessa konsekvenser medför. Det är klokt att använda de metoder för riskbedömning som redan finns i företaget - om dessa redan är på plats.
Många företag tar hjälp av externa konsulter för att få stöd under de första stegen i DVA:n. Om du ingår i en företagsgrupp med en gemensam ägare är det fördelaktigt att samarbeta med de andra företagen i denna övning. För mindre företag kan det vara värdefullt att genomföra processen tillsammans med kollegor i andra företag i liknande branscher.
Dokumentation av process, värdekedjor och intressenter
För årsredovisningen ska ni dokumentera och offentliggöra er process för att fastställa väsentlighet i ESRS 2 IRO-1.
Du ska också ge information om dina värdekedjor i ESRS 2 SBM-1 och beskriva intressenterna i ESRS 2 SBM-2.
Mer information om DVA-processen krävs för vissa hållbarhetsfrågor
För miljö- och bolagsstyrningsfrågor måste beskrivningen av DVA-processen vara mer detaljerad.
För Klimatpåverkan förklarar du hur din verksamhet kan påverkas i ett framtida scenario med höga utsläpp och hur begränsningsåtgärder kan påverka ditt företags resultat.
För Biologisk mångfald beskriver du hur din bedömning genomförs, med fokus på ditt företags beroende av ekosystem och de risker som är förknippade med detta - oavsett om de är övergående, fysiska eller systemiska. Dessutom anger du om och hur du har samrått med berörda samhällen.
De tre ämnesområderna Föroreningar, Vatten och marina resurser och Cirkulär ekonomi är likartade. Där förklarar du om, och hur, du har bedömt konsekvenser, risker och möjligheter. Inkludera om du har engagerat dig med de samhällen som påverkas av dessa frågor.
När det gäller Bolagsstyrning beskriver ni slutligen de kriterier som används för att identifiera konsekvenser, risker och möjligheter med affärsuppförande. När ni gör det tar ni hänsyn till transaktionens lokalisering, verksamhet, sektor och struktur.
För vart och ett av dessa ämnen ska du se till att du omfattar både din egen verksamhet och aktiviteterna uppströms och nedströms i din värdekedja.
Dokumentera den ämnesspecifika DVA-processen
Den mer detaljerade dokumentationen av DVA-processen görs i IRO-1 för vart och ett av hållbarhetsområderna för miljö och bolagsstyrning. Dessa kallas
För klimat: (E1.IRO-1),
för föroreningar: (E2.IRO-1),
för vatten och marina resurser: (E3.IRO-1),
för biologisk mångfald: (E4.IRO-1),
för cirkulär ekonomi: (E5.IRO-1), och
för bolagsstyrning: (G1.IRO-1).
Dessa är obligatoriska, oavsett om något ämnesområde blir bedömt som icke-väsentligt för ditt företag.
Dokumentera intressenternas synpunkter på de samhällsrelaterade ämnesområderna
Specifikt för sociala frågor gäller att om frågan är väsentlig ska du tillhandahålla mer detaljerad information om intressenternas perspektiv, åsikter och rättigheter i SBM-2. Dessa kategoriseras enligt följande:
för den egna arbetskraften: (S1.SBM-2 ),
för medarbetare i värdekedjan: (S2.SBM-2),
för berörda samhällen: (S3.SBM-2),
för konsumenter och slutanvändare: (S4.SBM-2).
Hur det hänger ihop med hur ni bygger er affär
För vissa ämnesområden kan du behöva ge ytterligare information om hur din strategi och affärsmodell förhåller sig till de identifierade konsekvenserna, riskerna och möjligheterna. Detta är särskilt relevant för två miljöområden - klimat (E1) och biologisk mångfald (E4) - samt sociala områden som rör er egen arbetskraft (S1), medarbetare i värdekedjan (S2), berörda samhällen (S3) samt konsumenter och slutanvändare (S4).
Om du har identifierat väsentliga konsekvenser - risker eller möjligheter - inom något av dessa områden, ska du dokumentera dem i SBM-3 för respektive ämnesstandard.
Dessa aktuella upplysningar är kopplade till det bredare, generella SBM-3 rapporteringskravet i den allmänna ESRS 2-standarden, som ger en mer omfattande beskrivning av hur affärsmodellen förhåller sig till de identifierade konsekvenserna.
Det är inte absolut nödvändigt att fylla i den här dokumentationen medan du genomför din DVA. Men eftersom mycket av den här informationen är nära kopplad till utfallet av din DVA är det en bra idé att hålla koll på vilka detaljer du senare behöver rapportera här.
Dokumentera hur du anpassar din verksamhet efter er väsentliga påverkan
Där du dokumenterar hur du anpassar din verksamhet till den väsentliga påverkan för varje ämnesområde. Dessa kallas
för klimat: (E1.SBM-3),
för biologisk mångfald: (E4.SBM-3),
för den egna arbetskraften: (S1.SBM-3 ),
för medarbetare i värdekedjan: (S2.SBM-3),
för berörda samhällen: (S3.SBM-3),
för konsumenter och slutanvändare: (S4.SBM-3).
Den allmänna beskrivningen går in i ESRS2.SBM-3.
Din slutliga uppsättning väsentliga aspekter för rapporteringsperioden
Slutligen, när du har en god förståelse för de risker och möjligheter som ditt företag står inför, kommer du att ha en motsvarande uppsättning väsentliga upplysningskrav att inkludera i din årsredovisning.
Härligt! 💪
Du kommer att lista dessa väsentliga informationskrav i ESRS 2 IRO-2, där du beskriver vad som måste rapporteras.
I detta avsnitt bör du också förklara varför vissa områden kan ha ansetts vara oväsentliga och ge en bakgrund till denna bedömning.
Om du använder The Cards kan du markera de icke-väsentliga korten genom att växla mellan "väsentlig" och "icke-väsentlig". Du kan också lägga till relevanta anteckningar direkt på kortet, som förklarar varför vissa kort anses vara icke-väsentliga.
Nu har du förberett den information som krävs för din årliga rapport om DMA. Du har också en förfinad uppsättning kort att fokusera på i ditt fortsatta arbete. Informationen är strukturerad i enlighet med de europeiska standarderna för hållbarhetsrapportering (ESRS).
Bra jobbat! 👍💪
Om du inte redan har gjort det, få tillgång till The Cards här eller genom att använda knappen nedan!